Mire figyeljünk oda rendezvényszervezéskor? - újabb tippek, tanácsok

Gondolkodott már azon, hogy rendezvényének megszervezését saját kezébe vegye, esetleg már eljutott odáig, hogy meg is szervezné? A következőkben cikkben szeretnénk segítséget nyújtani a rendezvenyszervezo.hu portál segítségével minden olyan felmerülő szervezési feladatban, melyhez Önnek szüksége lehet. Második cikkünkben a biztonsági szolgálatról, a VIP vendégekről, a hostessekről, a cateringről és a rendezvény forgatókönyvéről is olvashat. 

Az írás nem tartalmaz minden olyan feladatot, lehetőséget, ami egy rendezvényszervezés kapcsán felmerül, de remélhetőleg a legfontosabbak belekerültek. A rendezvényszervező cégek tapasztalatai és hozzáértésük sokszor pótolhatatlanok, de talán ez által a hibaforrások kiküszöbölhetők – írja a rendezvenyszervezo.hu.

Infrastruktúra kiépítése

Zárt helyszín esetében a lényeg a terembérlet, a helyszín biztosítja az infrastruktúrát. Ruhatár kijelölése viszont ajánlott.

A szabadtéri helyszín már kicsit összetettebb. A kulturált higiénia miatt is fontosak az úgynevezett mobil wc-k (számuk függ a várható közönség számától, de kell plusz egy darab a fellépőknek, és egy a szervezőknek, személyzetnek. Akkor is állítsunk be mobil illemhelyet, ha a közelben vannak olyan helyek, legtöbb esetben vendéglátó egységek, ahol van mosdó. Ciki, ha a tulajdonos nem engedi rendezvényünk vendégeinek ezek használatát.

Lényeges, hogy legyen megfelelő áram (Elektromos Művekkel egyeztetve), szerződtessünk ügyeletes villanyszerelőt a rendezvény idejére, egyeztessük a terület foglalást az önkormányzattal, legyen ÁNTSZ engedély (étel árusítása esetén).

Ne feledkezzünk meg a vízről (Vízművekkel egyeztetve), a takarításról, a parkolási lehetőségek biztosításáról és igény esetén sátor és kellék bérlésről sem.

Biztonsági szolgálat

A biztonsági szolgálat elengedhetetlen a mai világban. Felkérésekor a felkért cég tájékoztatja önt, hogy az ön által megszervezett rendezvény biztonságos üzemeléséhez, hány fő biztonsági őr szükséges.

VIP vendégek

Sok esetben érkeznek rendezvényünkre meghívott vendégek, kiknek fogadása és a rendezvényen való szórakoztatása sokszor a jövőnket segítheti. Fontos a rendezvényen elkülönített hely a vendégeknek, ital és étel biztosítása természetesen térítés nélkül. Ültetett rendezvény esetén a legjobb helyek fenntartása számukra.

Hostessek

A vendégek fogadásakor, ültetésekor általában zártkörű rendezvények szervezésénél fontos igénybe vennünk ezt a szolgáltatást. A hossteseknek a megjelenése legyen egységes, a rendezvény stílusának megfelelő.

Catering

Több rendezvényszervező és catering cég ajánlatát érdemes lekérni, és nem csak az ár alapján hanem a minőségre figyelve kell eldönteni, melyik céggel szerződünk.

Dekoráció

Nincs olyan helyszín, ahol kellő fantázia és kreativitás segítségével ne lehetne különleges, egyedi hangulatú rendezvényt varázsolni. Dekoratőrök a helyszín ismeretében a rendezvény arculatának megfelelő egyedi dekorációk tervezésében és kivitelezésében is rendelkezésre állnak.
- Díszlettervezés és kivitelezés, élővirág és zöld növény dekoráció, luftballon dekoráció, jégszobrok és egyedi dekoráció tervezése

Rendezvény forgatókönyve

Forgatókönyv megírása segítség a munkánkban, és mindezek ellenőrzésében.
A következők szerepeljenek benne:

Kapcsolattartó Név:
Telefonszám:
Megjegyzés:

Időpont:
Feladat / esemény:
Fellépő:
Felelős neve:
Eszköz és technika igény:
Helyszín:
Megjegyzés:

Artisjus

A szerzői jogról szóló 1999. évi LXXVI. törvény alapján fizetendő nyilvános előadás után járó szerzői jogdíjat minden esetben Megrendelő (ez esetben Ön) köteles az illetékes közös jogkezelő szervezetnek a műsor (szerző, műcím megjelölésével) leadásával egyidejűleg megfizetni. Ennek összeállításában a műsorszervező iroda a segítségére lesz. Artisjus elérhetőség: 06-1-488-2664 .

-ej a rendezvenyszervezo.hu segítségével-

[2008.01.02.]