Mire kell figyelni rendezvényszervezéskor? - tippek, tanácsok

Gondolkodott már azon, hogy rendezvényének megszervezését saját kezébe vegye, esetleg már eljutott odáig, hogy meg is szervezné? A következőkben cikkben szeretnénk segítséget nyújtani a rendezvenyszervezo.hu portál segítségével minden olyan felmerülő szervezési feladatban, melyhez Önnek szüksége lehet. Első cikkünkben a rendezvény dátumáról, a rendezvény helyszínéről, a programok és fellépőkről, a technikai követelményekről és az infrastruktúra kiépítéséről olvashat.

A cikk nem tartalmaz minden olyan feladatot, lehetőséget, ami egy rendezvényszervezés kapcsán felmerül, de remélhetőleg a legfontosabbak belekerültek. A rendezvényszervező cégek tapasztalatai és hozzáértésük sokszor pótolhatatlanok, de talán ez által a hibaforrások kiküszöbölhetők – írja a rendezvenyszervezo.hu.

A rendezvény dátuma

Ennek meghatározása nem is olyan egyszerű feladat. Rengeteg olyan dolgot kell figyelembe venni, melyek első pillanatban eszünkbe sem jutnának.

Például céges rendezvény szervezése esetén kevesebb problémát ad a dátum kiválasztása, hiszen a meghívottak a cég alkalmazottai és ez esetben gondolhatjuk, hogy nem fognak nemet mondani meghívásunkra. Bár azt ne felejtsük el, hogy hétköznapi rendezvény esetén a másnapi munkatempóban lehetséges egy kis lemaradás. De hát ennyit megér a pozitív munka morál.

A zártkörű rendezvény szervezésénél viszont már a meghívottak munkaidejére különösen figyelnünk kell.

Szabadtéri rendezvény esetén a lehető legjobb a hétvégét választani. Amennyiben egész napos rendezvény nem szabad elfelejteni, hogy péntek munkanap. Esti buli esetén pedig a vasárnap nem biztos, hogy a legjobb választás, lévén a hétfő megint munkanap.

A munkaszüneti napokat illetve az állam által biztosított eseti munkaszüneti napok pótlására kijelölt napokat fokozott figyelemmel kell kísérni, s gondolnunk kell arra, hogy egy négy napos munkaszünet esetén a várt érdeklődők, meghívottak esetleg elutaznak erre az időszakra.

A rendezvény helyszíne

Először amit végig kell gondolnunk, hogy az időjárás szempontjából szabadtéri helyszínre, vagy zárt helyre visszük a rendezvényünket.

Nyáron természetesen a szabadtéri helyszínek nyújtják a legtöbb lehetőséget. Ez fontos, hiszen nincs korlátozva a férőhely, több a program lehetőség és így mód van a nagyobb vendéglátásra is.

Természetesen a szabadtéri helyszíneknél is akadnak problémák:
Ilyenek, mint az eső, vagy a rosszidő. Színpadkészítéskor tehát fedett színpadot kell építeni, mely nagyobb költséget jelent. Plusz kiadás lehet a nagyobb hang- és fénytechnika, valamint az infrastruktúra biztosítása. De ezek életmentőek lehetnek, nem egy olyan magyar művész haknizik, aki a szerződésekor feltételhez köti a fedett színpadot. Más esetben nem lép fel, de a gázsit természetesen elkéri.

Az egyik lehető legjobb megoldás ebben az esetben, ha felkészülünk az időjárásra. Az előrejelzés lekérése mellett legyen lehetőség eső esetén sátor vagy zárt helyszínre is.

A zárt helyszínek nyújtotta lehetőségek esetében tehát nem okoz problémát az időjárás, nincs szükség fedett színpadra és a terem méretének tudatában pontos hang és fénytechnika meghatározást is kaphatunk.

Természetesen a zárt helyszíneknél is akadnak problémák, hiszen amellett, hogy csak adott számú érdeklődőt tud fogadni, ne feledjük a sokszor magas bérleti díjakat sem.

Ahhoz, hogy eldöntsük milyen helyre visszük a rendezvényt fel kell tenni pár kérdést magunknak:

- A rendezvény célja?
- Hány főre számítok?
- Milyen programokat szeretnék a rendezvény keretében?
- Ki a célközönség?
- Mennyi a költség keretem?

Programok és fellépők

A célközönség meghatározása nagyon fontos kérdés. Amennyiben nem a célközönséget határozzuk meg, mindenféleképpen el kell dönteni a rendezvény stílusát.

A célközönség meghatározásánál olyan kategóriák (is) adódhatnak, mint a gyerekeknek szóló produkciók (ez esetben jó lehet az alacsonyabb színpad, a közönséggel való közeli kapcsolat végett, s ajándékokkal is inspirálhatóak a kicsik), a fiataloknak szóló produkciók és a középkorosztálynak szóló produkciók.

A rendezvény stílusának meghatározása is lényeges. Ez lehet táncos-mulatós rendezvény, exclusive rendezvény, rock és alternatív rendezvény és folk jellegű rendezvény is. Természetesen ezen kívül sok alternatíva adódik még.

Nagyon fontos és sokszor elfelejtett dolog a rendezvény háziasszonyának, házigazdájának illetve műsorvezetőjének kiválasztása. A kiválasztásnál figyelembe kell venni a rendezvény célját, a fellépő művészeket. Sok olyan műsorvezető létezik, akik nem csak levezényeli a színpadi produkciókat, hanem jó házigazdához híven fel is lép a program keretében.

Technikai követelmények

Ha már készek vagyunk a dátum, helyszín, fellépő megválasztásában, jöhet a rendezvényszervezés nem éppen legizgalmasabb része, a technika kiválasztása. Nagyon sok jó technikai cég létezik az ország területén. A szállítási költségek miatt érdemes környékbeli technikai céget felkérni a rendezvény hangosítására. Bár sok esetben a vidéki hangosító cégek felszerelése alulmarad a nagyvárosi cégek által biztosított minőséghez, ezért fontos leellenőrizni a választott cég referenciáit.

Zárt helyszínen lévő rendezvény és playback fellépők műsora esetén:
Min. 2 x 400 W-os erősítőt és hangfalat, keverőpultot, CD lejátszót, 2 db élő URH-s mikrofont, és legalább 3x4 m-es stabil színpadot kell biztosítani.

Szabadtéri helyszínen lévő rendezvény és playback fellépők műsora esetén:
Min. 2 x 1000 W-os erősítőt és hangfalat, keverőpultot, CD lejátszót, 2 db élő URH-s mikrofont, legalább 3x4 m-es stabil, fedett színpadot kell biztosítani.

Zárt és szabadtéri helyszínen lévő rendezvény és élő koncert műsor esetén:
A fellépő zenekarral egyeztetve érdemes megvalósítani a technikai követelményeket. (Színpad méret, hang- és fénytechnika igény) Általában minden koncertező zenekar rendelkezik egy technikai leírással, ill. saját technikussal, így a helyszín és a zenekar közötti pontosítás a lehető legkevesebb problémát adó megoldás. Amennyiben a fellépőik között, nem csak élő koncert, hanem playback fellépések is szerepelnek, az élő koncerthez biztosított hangtechnika megfelel a playback fellépésekhez is.
Szabadtéri rendezvény esetében fedett színpad és a színpad köré kordon elhelyezése szükséges.

Ha esik az eső?
- Fedett színpad esetén a fellépéseket nem zavarja, amennyiben orkán erejű szél nem kíséri a zivatart. A közönség már rosszabb helyzetben van, hiszen szabadtéren állva és elázva, nem biztos, hogy pozitív véleményt alakít ki a rendezvényről, vagy rosszabb esetben meg sem látogatja rendezvényünket.

Mit tehetünk ilyenkor?
Tájékoztassuk a közönséget, hogy rossz idő esetén zárt helyszínre kerül a rendezvény. Lehetőség még az esőnap kijelölése, vagy a hatalmas, fesztiválokon is látható sátor.

A fellépőknek továbbá ajánlott biztosítani egy zárható öltözőt (szükség esetén fűthető), vagy annak megfelelő helyiséget, a lehető legközelebb a színpadhoz. A művész(ek)nek fejenként egy-egy liter üdítőt, két darab szendvicset, és egy tiszta törölközőt, mely nem kötelező jellegű, de a jó fellépő hangulat alapja.
Fontos, hogy rendezői őrzést, biztonsági védelmet a művész(ek) és értéktárgyaik biztosítására intézzünk. A bevett gyakorlat: két fő a színpadra történő eljutásig és újabb két rendezőt a műsor alatt.

-ej a rendezvenyszervezo.hu oldal alapján-

[2007.12.27.]