Költözik az iroda!

Ha eljött az a pont a cég életében, hogy másik telephely után kell nézni, akkor ezt mindenképpen előzze meg egy hosszas és komplex elemzés, ellenkező esetben akár káros hatással is járhat a változás. Az új iroda kiválasztásakor nagyon sokféle szempontot kell figyelembe venni, ezért akár kisebb, akár pedig nagyobb helyiséget keresünk, mindig alaposan gondoljuk át azt, hogy melyik irodahelyiség mellett tesszük le a voksunkat.

A költöztetést pedig mindenképpen bízzuk profi cégre, így nem kell attól tartanunk, hogy hosszabb ideig fognak állni a munkafolyamatok, vagy dokumentumok keverednek el.

Az új iroda kiválasztása

Nem mellékes, hogy milyen munka folyik az irodában, hiszen az új helyszínt nagy részben ez fogja meghatározni. A Promove az iroda költöztetés során kiemelten felhívja a figyelmet arra, hogy már a költözés tervezési fázisába érdemes bevonni a költöztető céget, aki kimunkált protokollokkal segíti a költözés zökkenőmentes lebonyolítását.

A helyi adottságok

Ha az irodába nincsenek bejövő ügyfelek, illetve a kollégák online munkát végeznek, akkor gyakorlatilag csak a munkatársakra kell odafigyelni az iroda áthelyezése kapcsán. Fontos, hogy ha nem szeretnénk a teljes szakember gárdát lecserélni, akkor csak annyival költözzünk távolabb, ami még napi szinten nem megterhelő a munkavállalók számára. Ellenkező esetben a kollégákat home office-ba lehet küldeni, vagy új alkalmazottak után kell nézni.

Ha azonban folyamatos ügyfélforgalmat bonyolítunk le, akkor mindenképpen a környéken kell maradnunk, hiszen az ügyfelek nem fognak kilométereket utazni utánunk, hanem másik szolgáltatót keresnek az adott feladatra. A parkolás és a tömegközlekedéssel történő megközelíthetőség is kiemelt szempont, mivel ha nem tudnak a vendégek leparkolni, akkor nem tudják igénybe venni a szolgáltatásainkat sem.

A költöztetés előkészítése

Ha megvan az új irodahelyiség, akkor ideje beavatni a kollégákat a költözés tényébe és részleteibe. Már ebben a stádiumban meg kell bízni a költöztető céget, valamint ki kell jelölni egy központi koordinátort, aki az egész műveletért felelős. A költöztető cég segít a költöztetési terv megalkotásában, az egyes részlegek kiürítésének sorrendiségében és a pontos menetrend megtervezésében.

A terv elsődleges fontosságú!

A terv legyen részletes és pontos, teljes mértékben mérje fel a vállalat összes felszerelését, az irodabútorokat, a dokumentumokat, a számítógépeket, a szervereket, és tartalmazza a költöztetés sorrendiségét.

Az előkészületi munkába érdemes bevonni a költöztetőket!

A fontos és drága berendezések szakszerű csomagolásában és a dobozolásban érdemes segítséget kérni a költöztető cégtől, hiszen protokollok alapján dolgoznak, így gyorsan és zökkenőmentesen fogják előkészíteni a szállítandó dolgokat.

Ha megfelelő volt a terv és az előkészítés, akkor a költözés napja már csak rutinszerű feladatokból fog állni, és a következő munkanapon már folytatódhat is a munka. Így a vállalat életében kevés lesz a kihagyott napok száma, ezáltal pedig a kiesett profit.

[2023.11.02.]