Mit takar a titokzatos R.S.V.P. kifejezés a meghívón?

Egyre gyakrabban látni ezt a furcsa betűszót az üzleti meghívókon: R.S.V.P. Vajon mit jelent ez a rövidítés, és mi célból szerepel a szöveg végén? Ennek jártunk utána.

A meghívás etikettje

Sokan azt gondolják, meghívót készíteni nagyon egyszerű dolog. Nos, ez koránt sincs így: a meghívó kitüntetett helyet foglal el a cégünk kommunikációjában, ezzel a dokumentummal találkoznak ugyanis először partnereink. Fontos tehát, hogy mind tartalmában, mind a külsejében tükrözze vállalatunk értékeit.

Az üzleti meghívó megírásánál nagyon oda kell figyelnünk a következőkre: helyesen írt név és titulus, minden fontos adat (időpont, helyszín, dress code) szerepeltetése, és a végén visszajelzés kérése. Ez utóbbi az R.S.V.P., ami egy francia kifejezés rövidítése: „Repondez s'il vous plait”. Magyarul azt jelenti: kérem, válaszoljon. 

Régebben minden meghívó végén szerepelt ez a kifejezés, ma újra nagy divat lett használni. Nemcsak az üzleti életben találkozhatunk vele, nagyon trendi manapság esküvői meghívók mellé is RSVP-kártyát tenni.

Mi célt szolgál az R.S.V.P.?

Aki rendezvényeket szervez, tudja, mennyire fontos, hogy kapjon visszajelzést a résztvevőktől. Egy eseményt csak úgy lehet tökéletesen lebonyolítani, ha tisztában vagyunk a létszámmal: ez szükséges az ülőhelyek elrendezéséhez vagy a catering megszervezéséhez is.

A meghívókat a rendezvény időpontja előtt 2-3 héttel illik kiküldeni, a meghívottaknak pedig válaszolniuk kell rá a megadott határidőig. Erre szolgál a bal alsó sarokban elhelyezett R.S.V.P. szöveg és egy elérhetőség.

Nem könnyű a meghívók megfelelő értelmezése, küldő és fogadó oldaláról egyaránt. Éppen ezért, aki szeretne erről bővebb ismereteket szerezni, mindenképp nézze meg a MOE Rendezvényakadémia honlapját, ahol egy üzleti kommunikáció képzés keretén belül ezeket is megtanulhatja. Az online tanfolyamuk több modulból áll, és a protokoll ismeretek minden részére kiterjed, így igazán hasznos tudnivalók birtokába kerülhet, aki elvégzi ezt a kurzust.

Reagálás a meghívásra

Az üzleti életben nemcsak meghívó küldéséhez kapcsolódnak etikett szabályok, hanem a fogadásához is. Ilyen például az, hogy mindenképp reagálnunk illik, még ha nem is szerepel a “Kérem, válaszoljon” szöveg a meghívón. 

A modern technológiának köszönhetően ma már gyakoribb, hogy nem levélben, hanem e-mailben vagy telefonon értesítjük a meghívó felet a részvételi szándékunkról. Ilyenkor alkalom nyílik arra is, hogy mindent letisztázzunk, esetleges kérdéseinket feltegyük a rendezvénnyel kapcsolatban. Ám ha igazán informatív meghívót kaptunk, erre nem is lesz szükség! 

Meghívottként is tartsuk be az illendőségi szabályokat, például ha csak egy személyre szól a meghívás, ne vigyük el partnerünket az eseményre! Ha pedig lemondtuk az invitálást, és közben megváltozott a programunk, utólag ne módosítsuk szándékunkat, mert ezzel kellemetlen helyzetbe hozunk mindenkit.

[2021.01.18.]