Mi alapján válasszon konferenciatermet?

Konferenciákhoz, workshopokhoz, tréningekhez, meetingekhez, illetve egyéb céges rendezvényekhez elengedhetetlen egy megfelelő konferenciaterem. Bár elsőre talán nem tűnik annyira fontosnak, valójában a helyszín rengeteg mindent elárul a cégről, a márkáról, a csapatról.

A megfelelő konferenciaterem kiválasztásánál sokkal több mindent kell figyelembe venni, mint a résztvevők számát. A jó megközelíthetőség, a technikai felszereltség, az étkezési lehetőség és az egyéb kiegészítő szolgáltatások növelik a résztvevők elégedettségét, és emelik az esemény színvonalát. 

A céges rendezvények megszervezése a tervezéssel kezdődik. Nézzük, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a helyszín kiválasztásánál!

Milyen típusú helyszín jöhet szóba? 

Manapság rengetegféle helyszín közül válogathatunk, ha céges rendezvényt szeretnénk szervezni. De mit kell tudnunk az egyes helyszínek előnyeiről, hátrányairól? 

Nagy népszerűségnek örvendenek a hotelek termei, mint például a Hotel Európa fit**** konferenciaterme. Ezek nagy létszámú, többnapos rendezvény esetén is megállják a helyüket, általánosságban jól felszereltek, és catering szolgáltatást is kérhetünk.

Ha családias hangulatú, kis létszámú eseményt szeretnénk, akkor egy étterem is jó választás lehet. A legtöbb helyen lehetőség van különterem bérlésére, ugyanakkor a felszereltség nem mindig kimagasló. A catering szolgáltatás értelemszerűen elérhető. 

Milyen szempontok alapján válasszunk? 

Az egyik megkerülhetetlen szempont a vendégek száma, illetve az esemény hossza. Egy nagy létszámú, többnapos rendezvényhez teljesen más helyszín passzol, mint egy kisebb létszámú, egynapos eseményhez.

Érdemes szem előtt tartani a jó megközelíthetőséget. Ha tudjuk, hogy a vendégek nagyobb része egy adott városban dolgozik, akkor lehetőleg ne az ország másik végébe szervezzünk eseményt. Ez alól kivételt jelent, ha az utazást is biztosítjuk. 

A rendezvény előtt gyűjtsünk be minden fontos információt a felszereltséggel kapcsolatban! Ne akkor derüljön ki, hogy nincs például mikrofon vagy flipchart tábla, ha már elkezdődött az esemény. Ha valamilyen eszközre szükségünk van pluszban, akkor azt előre szerezzük be. 

További hasznos tippek céges rendezvényekhez

Ha szeretné, hogy céges rendezvénye elsöprő sikert arasson, hoztunk még néhány hasznos tippet, ami jól jöhet:

• Mielőtt belevágunk a szervezésbe, mindig határozzunk meg egy költségkeretet! 

• Ha tehetjük, akkor személyesen is látogassunk el a tervezett helyszínre a rendezvény előtt! Sajnos előfordul, hogy a valóság közel sem olyan, mint a képeken. 

• Ha belső, céges rendezvényről van szó, akkor akár munkatársainkat, alkalmazottainkat is bevonhatjuk a szervezésbe

[2021.08.19.]